ALS DE PROJECTEN OP DE MARKETING & SALES AFDELING NIET LEKKER LOPEN?

Is #SCRUM de nieuwe ♬dancemove♬ om energy en waarde in #MARKETING processen te blazen?

Ja, dat kan. Deze van oorsprong IT methode is prima geschikt voor het activeren van projecten en het ontwikkelen van producten. SCRUM is geen afkorting, so look no further, de term komt uit de Rugby sport.

“ Een scrum is een manier van spelhervatting na een kleine, technische overtreding of spelverandering”.

Ja maar? ……..Lets SCRUM

Directies, medewerkers, iedereen eigenlijk, ziet op tegen lange en vaak ingewikkelde ontwikkel-trajecten. Een paar voorbeelden uit mijn eigen praktijk.

• Onze merkpositie bepalen en versterken dat klinkt ingewikkeld, gaat zeker lang duren
• Ja , we kunnen starten met de beursorganisatie maar dan moeten we eerst een projectgroep starten en een projectplan schrijven
• Ja , een nieuwe website is een goed idee maar laten we dan eerst met alle stakeholders om tafel
• Het toevoegen van een nieuw product aan onze portfolio gaat jaren duren
• Een digitaal #marketingplan wie wordt er allemaal bij betrokken? Het merk staat nu wel
• Een social media strategy is echt noodzakelijk maar dan willen we wel alle afdelingen betrekken om een draagvlak te creëren
• We kunnen die pitch wel oppakken maar alleen als betaalde pitch, anders is de investering in tijd te groot

Herkenbaar? Zakt de moed je in de schoenen als je dit leest? Vloeit de energie door je vingertoppen weg? Waar komen al die beren toch vandaan? Reacties van het team, “Oh nee he, dat wordt weer heel veel en ellenlang vergaderen” “daar hebben we echt geen tijd voor”, “Iedereen wil meebeslissen” “Tegen de tijd dat wij het eens zijn heeft de concurrent het product al lang op de markt gebracht”. Velen denken aan de bestaande projectmanagement aanpak.

De watervalmethode

De meest gebruikte methode, ook wel waterval methode genoemd, kent min of meer een vast stramien. Na de analyse volgt de ontwerp, bouw, test en implementatiefase, gevolgd door beheer en onderhoud en als kers op de taart de evaluatie. Het gaat uit van een structuur met o.a. een opdrachtgever, stuurgroep en projectleden. Aan het begin van het proces worden de wensen en eisen geïnventariseerd en zelden nog bijgesteld. Als het product na een aantal maanden, of soms jaren, wordt opgeleverd is de wereld compleet veranderd en voldoet het vaak niet meer. Beslissingen zijn gedecentraliseerd. Feedback rondes niet frequent en tussentijdse aanpassingen leveren vaak vertraging en onnodige kosten op. Notulen zijn lang, gedetailleerd, en dienen vaak om ieders tuintje aan te harken.

Begrijp me niet verkeerd, ik probeer hier de vraag te beantwoordden of de SCRUM methode geschikt is voor marketing projecten. Ga je bijvoorbeeld een #onroerendgoed ontwikkelen is de waterval methode prima toepasbaar.

Is SCRUM het antwoord om snel waarde te creëren?

Nothing is perfect maar SCRUM komt wel lekker dichtbij. Bij de SCRUM methode is bijsturen veel minder problematisch. Na een hick-up, verandering in de omgevingsfactoren of vraag, gaat de groep kort met elkaar in gesprek, bepaalt de koers en gaat voortvarend verder. Sleutelwoorden bij de SCRUM methode zijn multidisciplinair en zelfsturend. Beslissingsbevoegdheid ligt besloten in de groep. Vertrouwen is geen loze kreet maar een wezenlijk onderdeel.

Hoe werkt het dan?

De Productowner stelt samen met de klant en andere stakeholders de eisen, wensen en taken op. Het team, gecoacht door de Scrummaster (coach-probleemoplosser-facilitator) bepaalt hoeveel tijd er nodig is om dit te maken en hakt het totaal op in behapbare mootjes. Deelopleveringen vinden periodiek plaats, dit is een bruikbaar product, het voegt waarde toe aan je organisatie. Indien er vanuit de klant aanpassingen worden gevraagd kunnen deze zonder al te grote disruptie worden uitgewerkt. Wijzigingen in doelstellingen zijn in deze aanpak geen probleem. Het Team (min 3 max 8) treft elkaar dagelijks, maximaal 15 minuten en beantwoord de volgende vragen

Wat heb ik gedaan? Wat ga ik doen? Wat zijn de problemen?

De betrokkenheid is groot omdat de teamleden nauw samen werken en snel en effectief de benodigde informatie uitwisselen. Ieder teamlid heeft een stem bij het plannen en het verdelen van de taken en buiten je eigen discipline treden mag, graag zelfs, het levert vaak mooie nieuwe inzichten op.

Sprintjes trekken

Er worden sprintjes (timelapses) getrokken per onderdeel . Bij iedere minioplevering wordt gekeken wat er bij de volgende sprint verbeterd kan worden. Aan het eind wordt een product afgeleverd dat up to date en praktisch toepasbaar is. De relevante interne en externe ontwikkelingen zijn continu, gedurende het proces niet bevroren en hebben invloed op het resultaat. SCRUM wordt vaak ook in één adem genoemd met Agile wat lenig en behendig betekent. Welke marketeer had verwacht dat “saaie” IT procedures zo veel nut voor een marketing proces kunnen hebben? En een Dancemove erbij waarom niet? Energie uitwisselen leidt tot mooie dingen.

Heb jij nu een marketing-communicatie-merk project in je bureaula liggen dat al lang opgepakt had moeten worden, een project dat waarde aan je merk zal toevoegen maar door veel Ge Ja Maar of capaciteitsgebrek is tegengehouden? Neem contact op met Kate Maat oprichter van Brandsparkle a.k.a Miss Sparkle or the Scrummaster, voor een oplevering. kate.maat@brandsparkle.nl, tel. 0622986857

Brandsparkle streeft ernaar op heldere en overtuigende wijze en in begrijpbare taal kennis te delen. Heb je wat aan dit artikel? Share the sparkle! Dankjewel

Sprankelende groet

Bronnen en hulp changemanager @carolineklein en www.managementsite.nl